Zásady ochrany osobních údajů

1. Správce a kontaktní místo

Provozovatel odpovídá za zpracování údajů při provozu aplikace. Pokud uživatel vede evidenci jménem jiného vlastníka nebo správce objektu, tento subjekt určuje účel této evidence; rozsah odpovědnosti a případné zpracování jeho jménem se řídí vzájemným ujednáním. Dotaz můžete vždy poslat na uvedený kontakt, který jej předá odpovědnému subjektu.

2. Jaké údaje používáme a proč

• Účet a zabezpečení: přihlašovací jméno, zabezpečený otisk hesla, oprávnění, přihlášení a technické údaje o požadavcích, například IP adresa. Slouží k přístupu a ochraně aplikace.
• Správa objektů: pracovní kontakty, jména odpovědných osob, adresy, záznamy revizí, oprav a návštěv, poznámky, fotografie a přílohy, které uživatel vloží. Slouží k organizaci a doložení správy a údržby.
• Hlášení závad: popis, fotografie a případně dobrovolně uvedené jméno, telefon nebo e-mail. Slouží k předání hlášení správci, upřesnění a potvrzení jeho přijetí. Bez kontaktu nemusí být možné odpovědět.
• Jízdy a fakturace: údaje o vozidle, trase, účelu jízdy, tankování, dodavateli, odběrateli, nákladech a fakturách. Používají se pro evidenci a vystavení dokladů podle pokynů uživatele.
• Upozornění: zvolený e-mail příjemce, adresa pro odpověď a při povolení oznámení identifikátor zařízení a přihlašovací údaje služby push.

Právním základem je podle konkrétního vztahu plnění smlouvy s dotčenou osobou, oprávněný zájem na správě a bezpečnosti objektů a aplikace nebo splnění zákonných povinností u příslušných dokladů. Volitelné propojení a oznámení zapíná uživatel. Neposkytnutí nezbytných údajů může znemožnit příslušnou funkci. Údaje nepoužíváme pro reklamní profilování ani automatizované rozhodování s právními či obdobně významnými účinky.

PDF vybrané pouze pro automatické předvyplnění revize se čte v prohlížeči; při tomto načítání se původní soubor do Facility neukládá. Po uložení formuláře se ukládají převzaté údaje. Samostatné nahrání dokumentu nebo přílohy naopak soubor na server ukládá. Vkládejte pouze údaje potřebné pro daný účel.

3. Volitelné propojení s Google Kalendářem

Po vašem potvrzení u Googlu aplikace používá oprávnění calendar.app.created pro kalendáře vytvořené aplikací. Facility pracuje se svým kalendářem „Facility – správa“. Tímto propojením nezískává přístup k Gmailu, Disku Google ani k vašim ostatním osobním kalendářům.

Synchronizují se položky typu Schůzka, Porada a Cesta: název, datum a čas, místo a technické identifikátory, typ, stav, priorita a vazba na objekt. U cest také seznam navštívených objektů, adresy a ručně zadaná trasa. Aplikace může události v tomto kalendáři číst, vytvářet, upravovat a odstraňovat. Běžné úkoly se nesynchronizují. V databázi zůstává vazba na událost, identifikátor kalendáře, čas synchronizace a zašifrovaný obnovovací token; heslo ke Googlu Facility nedostává.

Údaje získané z Googlu používáme pouze pro tuto uživatelskou funkci a její zabezpečení. Neprodáváme je, nepoužíváme k reklamě ani k trénování obecných modelů umělé inteligence. Přístup osob je omezen na vámi povolenou správu či podporu a nezbytné bezpečnostní nebo zákonné důvody. Použití a předávání těchto údajů podléhá Google API Services User Data Policy, včetně požadavků Limited Use, a zásad pro uživatelská data Google Workspace.

Propojení ukončíte v Nastavení tlačítkem Odpojit. Tím se odstraní uložené připojení a token z aktivní databáze Facility. Oprávnění můžete samostatně odvolat také v propojeních účtu Google. Samotné odpojení nemaže existující kalendář v Googlu ani dříve synchronizované záznamy ve Facility. Ty odstraníte v příslušné aplikaci nebo požádáte o výmaz na kontaktu správce.

4. Přístup, poskytovatelé a zabezpečení

Údaje vidí oprávnění uživatelé svého pracovního prostoru a administrátor aplikace, který má přístup ke všem prostorům. Veřejný odkaz pro hlášení závady slouží k odeslání hlášení, nikoli k otevření interní evidence.

• Cloudflare: hosting aplikace, databáze, soubory a síťové zabezpečení.
• Google: vybrané kalendářové údaje při aktivovaném propojení; po otevření navigace také zvolená adresa nebo trasa.
• iDoklad: při aktivovaném propojení firemní a fakturační údaje, položky a výsledné doklady. Přístupové klíče jsou uloženy zašifrovaně; odpojení odstraní uložené klíče, nikoli vydané faktury.
• E-mailové a push služby: adresy příjemců, obsah příslušné zprávy nebo oznámení a údaje nezbytné pro doručení podle nastavení uživatele.
• Mapy a podpůrné služby: OpenStreetMap/Nominatim, Photon a OSRM dostávají vyhledávané adresy nebo souřadnice při práci s mapou a trasami. Prohlížeč načítá mapové podklady a knihovny z externích CDN (unpkg, jsDelivr, SheetJS); jejich servery obdrží běžné technické údaje spojení.

Spojení s Facility používá HTTPS. Přístup je řízen přihlášením a oprávněními; hesla jsou ověřována pomocí zabezpečených otisků a integrační tajné údaje jsou šifrovány. Absolutní bezpečnost nelze zaručit. Nesdílejte přihlašovací údaje a udržujte zařízení zabezpečené.

Někteří poskytovatelé působí globálně a mohou zpracovávat údaje i mimo EHP. Případné předání musí mít oporu v rozhodnutí o odpovídající ochraně nebo jiných zárukách podle GDPR, například standardních smluvních doložkách. Informace o konkrétních příjemcích a použitých zárukách si můžete vyžádat od správce; umístění všech dat výhradně v ČR tato služba neslibuje.

5. Uchování údajů a výmaz

Provozní záznamy se uchovávají po dobu jejich potřeby pro správu objektu, trvání příslušného vztahu a doložení souvisejících povinností či nároků. U zákonem vyžadovaných dokladů se uplatní příslušná zákonná lhůta. Aplikace nemá jednu automatickou lhůtu pro všechny typy evidence; odůvodněnost dalšího uchování posuzuje odpovědný správce.

U záznamů podporujících Koš se trvalé odstranění provádí po nejméně 30 dnech. Navázané záznamy mohou odstranění prodloužit; například účetní a návštěvní evidence se může uchovávat samostatně. Odebrání účtu ani odpojení integrace samo o sobě neznamená výmaz veškeré evidence. Exporty, stažené soubory, e-maily, zálohy a kopie u externích služeb mají samostatný životní cyklus a nemusí zmizet současně s aktivním záznamem. O výmaz těchto kopií nebo vysvětlení lhůty požádejte správce.

6. Cookies a úložiště zařízení

Cookie fh_session udržuje přihlášení nejvýše 30 dnů; odhlášení ji odstraní. Pro instalaci aplikace a oznámení se využívají také prostředky prohlížeče. Vlastní aplikace neobsahuje reklamní sledování. Funkce map a externích služeb mohou při načtení předat technické údaje poskytovatelům uvedeným výše. Oznámení lze vypnout ve Facility a v nastavení prohlížeče.

7. Vaše práva a žádosti

Za podmínek GDPR můžete požádat o přístup, opravu, výmaz, omezení zpracování nebo přenositelnost údajů a vznést námitku proti zpracování z oprávněného zájmu. Pokud se zpracování opírá o souhlas, můžete jej odvolat bez vlivu na předchozí zákonné zpracování. Stížnost lze podat u Úřadu pro ochranu osobních údajů.

Pište na info@traxial.cz a upřesněte účet, objekt nebo záznam, kterého se žádost týká. Neposílejte heslo ani přístupové tokeny. Podle potřeby ověříme totožnost přiměřeným způsobem. Na žádost odpovíme zpravidla do jednoho měsíce; případné prodloužení v zákonných mezích vysvětlíme.

8. Změny zásad

Aktuální znění je dostupné na této URL. Při podstatné změně rozsahu nebo účelu zpracování budou dotčení uživatelé informováni před jejím použitím a případné nové oprávnění se vyžádá samostatně.